L’avis d’échéance de loyer (ou appel de loyer) est un rappel de paiement envoyé avant la date prévue au bail. Il n’est pas obligatoire, mais utile pour suivre les loyers et les charges. À l’inverse, délivrer gratuitement une quittance est une obligation sur demande du locataire.
Introduction
Pour un propriétaire bailleur, la gestion des loyers repose autant sur la rigueur administrative que sur la clarté de la communication avec le locataire. L’avis d’échéance de loyer s’inscrit précisément dans cette logique. Contrairement à la quittance de loyer, qui atteste d’un paiement déjà effectué, l’avis d’échéance intervient en amont pour prévenir tout retard. Ce guide 2025 proposé par Manda détaille tout ce qu’il faut savoir pour bien rédiger, envoyer et conserver un avis d’échéance de loyer.
Mise à jour le : 12/11/2025
Qu’est-ce qu’un avis d’échéance (et à quoi sert-il) ?
Il s’agit d’un document informatif adressé par le bailleur à son locataire quelques jours avant la date prévue pour le règlement du loyer. Son objectif principal est de rappeler le montant à payer, la période concernée, les éventuelles charges incluses et la date limite de paiement.
Aussi appelé appel de loyer, cet avis s’apparente à une notification préventive. Il ne constitue ni une facture, ni un document comptable à valeur légale. Son rôle est avant tout pratique et relationnel : il permet d’éviter les oublis, de fluidifier la communication entre le bailleur et le locataire, mais aussi de garder une trace des échanges.
Un outil de gestion locative efficace
Même s’il n’est pas obligatoire, l’envoi d’un avis d’échéance de loyer s’impose comme une bonne pratique dans la gestion locative. Il permet au propriétaire de structurer ses encaissements, de visualiser les règlements à venir et de détecter plus rapidement d’éventuels retards.
Côté locataire, c’est un moyen d’obtenir une information claire et transparente sur le montant exact du loyer et des charges, la période de location concernée et les modalités de paiement. L’avis d’échéance de loyer constitue ainsi un repère dans la vie du bail, notamment lorsqu’un prélèvement automatique ou un virement régulier est en place.
Une pratique adaptable à tous les types de location
Cet avis est utilisé aussi bien pour les locations nues que pour les meublées, les colocations ou encore les baux professionnels, à condition d’adapter les informations transmises.
Un support flexible
L’avis d’échéance de loyer peut être envoyé par courrier postal, par e-mail (avec accord du locataire) ou via une plateforme en ligne dédiée. Quelle que soit la méthode choisie, il est conseillé de conserver une preuve d’envoi pour justifier la bonne transmission du document en cas de litige.
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Quelles sont les différences entre avis d’échéance et quittance de loyer ?
Dans la gestion d’un bien locatif, il est fréquent de confondre avis d’échéance et quittance de loyer. Pourtant, ces deux documents n’ont ni la même fonction, ni la même valeur juridique. L’un annonce un paiement à venir, l’autre atteste d’un paiement réalisé.
Avant le paiement : l’avis d’échéance
L’avis d’échéance de loyer est un rappel préalable envoyé avant la date convenue dans le bail. Il mentionne le montant du loyer et des charges, la période de location concernée, la date limite de règlement et les coordonnées du bailleur. Son objectif est purement informatif : faciliter la communication et éviter les retards. En revanche, cet avis n’a aucune valeur probante. Il ne constitue ni une preuve de paiement ni un document exigible en cas de litige. En d’autres termes, il s’agit d’un outil de gestion, non d’un justificatif comptable.
Après le paiement : la quittance de loyer
La quittance de loyer, quant à elle, est un document officiel encadré par l’art. 21 de la loi du 06/07/1989. Le bailleur a l’obligation de la remettre gratuitement au locataire sur simple demande, dès que le loyer et les charges sont intégralement réglés. Elle atteste du paiement complet des sommes dues et précise la répartition entre loyer et charges, distinction qui doit impérativement apparaître.
⇨ Pour aller plus loin : “Les quittances de loyer : un élément clé pour une relation de confiance avec votre locataire”
Quelles sont les mentions à faire figurer dans un avis d’échéance de loyer ?
Même si l’appel de loyer n’est pas strictement encadré par la loi, certaines informations doivent y figurer pour garantir sa clarté, sa traçabilité et sa valeur informative.
Les éléments indispensables
Un avis d’échéance de loyer complet doit mentionner au minimum :
- L’identité du bailleur et du locataire : noms, adresses et coordonnées complètes.
- La référence du contrat de location (numéro de bail, date de signature, type de location : nue, meublée, colocation...).
- La période concernée (par exemple : “loyer du 1er au 30 novembre 2025”).
- La date d’échéance du paiement (souvent fixée au 1er ou au 5 du mois).
- Le détail du montant à régler :
- Loyer hors charges
- Charges locatives (provision ou forfait)
- Montant total dû
- Le mode de règlement accepté : virement bancaire, chèque, prélèvement automatique ou paiement en ligne.
- Les coordonnées bancaires du bailleur pour permettre le paiement.
- Une mention de non-quittance, du type : “Cet appel de loyer ne vaut pas quittance de paiement.”
Les bonnes pratiques à adopter
Au-delà des mentions essentielles, certaines précautions renforcent la qualité et la conformité du document :
- Utiliser une mise en page lisible pour faciliter la lecture.
- Vérifier la cohérence entre le montant indiqué et les informations du bail ou du décompte de charges.
- Conserver une copie électronique de chaque avis d’échéance envoyé, afin de prouver la régularité des envois.
- Ajouter, si besoin, une note informative précisant le caractère gratuit du document et rappelant qu'aucun frais ne peut être facturé pour sa délivrance.
Quand et comment envoyer un appel de loyer ?
Bien qu’il n’existe aucune obligation légale, le moment d’envoi et le mode de transmission de l’avis d’échéance de loyer jouent un rôle essentiel dans la gestion locative.
Le bon timing
L’avis d’échéance doit idéalement être transmis entre 5 et 10 jours avant la date prévue de paiement. Ce délai offre au locataire une marge de manœuvre suffisante pour vérifier le montant, organiser son paiement ou s’assurer du bon approvisionnement de son compte.
Les canaux de transmission possibles
Plusieurs modes d’envoi peuvent être utilisés, selon le type de bail et la préférence du locataire :
- Par e-mail : solution rapide, économique et largement utilisée. Elle nécessite le consentement explicite du locataire (Source : Service Public, mise à jour le 25/08/2025).
- Via un espace locataire en ligne : idéal pour les bailleurs professionnels ou les plateformes de gestion. L’avis y reste consultable et téléchargeable à tout moment.
- Par courrier postal : recommandé pour les bailleurs individuels ou lorsque le locataire n’a pas consenti à la dématérialisation.
- Par SMS ou notification mobile : possible en complément, pour informer qu’un nouvel avis est disponible dans l’espace locataire.
Bonnes pratiques RGPD
La transmission électronique d’un avis d’échéance de loyer implique le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Voici les règles essentielles à suivre :
- Obtenir le consentement préalable et explicite du locataire pour toute communication dématérialisée.
- Conserver la preuve de ce consentement (clause dans le bail, e-mail d’accord, signature électronique).
- Limiter la conservation des données aux seules informations nécessaires à la gestion locative.
- Garantir la sécurité du stockage et l’accès restreint aux documents.
Un envoi d’avis d’échéance de loyer par voie électronique, bien encadré juridiquement et techniquement, représente une pratique à la fois efficace, traçable et écoresponsable.
Modèle d’avis d’échéance de loyer
Pour faciliter la rédaction, voici un modèle d’appel de loyer prêt à l’emploi. Il peut être adapté selon le type de bien, la nature du bail (nu, meublé, colocation) et le mode d’envoi choisi.
Avis d’échéance de loyer – Mois de [mois/année]
Bailleur
Nom / Prénom : [Nom du propriétaire]
Adresse : [Adresse complète]
Téléphone / E-mail : [Coordonnées]
Locataire
Nom / Prénom : [Nom du locataire]
Adresse du logement loué : [Adresse complète]
Référence du bail : [Numéro ou date du contrat]
Période concernée : du [date début] au [date fin]
Date d’échéance du paiement : [jour/mois/année]
Détail du montant à régler :
- Loyer hors charges : [XXX,XX €]
- Provision pour charges : [XXX,XX €]
- Montant total dû : [XXX,XX €]
Mode de règlement :
[Virement / Prélèvement / Chèque / Autre]
RIB du bailleur : [insérer coordonnées bancaires]
Rappel : Cet avis d’échéance ne vaut pas quittance. Une quittance de loyer gratuite vous sera remise sur simple demande après réception du paiement intégral.
Fait à [ville], le [date].
Signature du bailleur (facultative)
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Que faire en cas de non-paiement malgré l’avis d’échéance de loyer ?
L’envoi d’un avis d’échéance constitue une première étape dans la gestion locative préventive. Mais malgré ce rappel, il peut arriver qu’un locataire ne règle pas son loyer à la date prévue. Face à cette situation, le bailleur doit réagir progressivement, selon un cadre précis.
Relancer rapidement et cordialement
Dès J+3 à J+5 après la date d’échéance, il est recommandé d’envoyer une première relance écrite, par e-mail ou courrier simple. Ce message doit rester courtois et factuel, en rappelant le montant dû, la période concernée et la date initiale de paiement. Cette première relance peut simplement rappeler que l’avis d’échéance de loyer a été transmis et qu’aucun règlement n’a encore été enregistré.
Exemple : « Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le règlement du loyer de [mois/année]. Nous vous remercions de procéder au paiement dans les plus brefs délais ou de nous informer en cas de difficulté passagère. »
Envoyer une mise en demeure si le retard persiste
Si, après 10 à 15 jours, le locataire n’a toujours pas réglé le montant dû, il est temps d’adresser une mise en demeure de payer par courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR). Ce document formalise la demande de paiement et marque le début d’une procédure légale en cas de non-régularisation. Il doit comporter :
- L’identité du bailleur et du locataire
- Le montant exact des sommes dues
- La date d’échéance initiale
- Le délai accordé pour régulariser (souvent 8 jours)
- La mention explicite : « À défaut de règlement, nous nous réservons le droit d’engager les démarches nécessaires au recouvrement. »
⇨ Pour aller plus loin, consultez notre guide complet sur la procédure en cas de loyer impayé.
Activer les garanties ou les dispositifs de protection
Si le bail est couvert par une assurance loyers impayés (GLI), il est important de déclarer l’incident dès le premier impayé. La plupart des contrats imposent un délai maximum de déclaration, souvent de 30 jours. Les propriétaires ayant confié leur bien à Manda bénéficient d’un suivi automatisé : relances, justificatifs, et transmission directe du dossier à l’assureur.
En l’absence de GLI, d’autres solutions existent :
- Solliciter la caution solidaire, si le bail en prévoit une.
- Enclencher une procédure de recouvrement amiable, voire judiciaire si la situation se prolonge.
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Prévenir les impayés grâce à une communication continue
La prévention reste la meilleure stratégie. Un avis d’échéance de loyer clair, régulier et envoyé dans les bons délais réduit considérablement les risques de retard. Un locataire bien informé est plus enclin à respecter ses engagements, surtout lorsqu’il dispose d’un rappel automatisé.
Ce qu’il faut retenir sur l’avis d’échéance de loyer
L’avis d’échéance de loyer n’a rien d’obligatoire, mais il s’impose comme un réflexe de bonne gestion pour tout bailleur. En anticipant les règlements, il prévient les oublis, renforce la transparence et contribue à une relation locative apaisée.
Vous souhaitez automatiser ces démarches, suivre vos loyers et éviter les retards ? Découvrez les solutions proposées par Manda, votre spécialiste de la gestion locative moderne et rentable, et confiez votre mise en location à des experts !
FAQ sur l’avis d’échéance de loyer
Avis d’échéance loyer : c’est quoi ?
Un avis d’échéance de loyer est un document informatif envoyé par le bailleur avant la date prévue de paiement. Il indique le montant du loyer, la période concernée et la date d’échéance. Son but est de rappeler au locataire la somme due, sans valeur juridique contraignante. On parle aussi d’appel de loyer.
Avis d’échéance de loyer obligatoire ?
Non, l’avis d’échéance n’est pas obligatoire. Aucun texte de loi n’impose son envoi. Il s’agit d’une bonne pratique largement utilisée dans la gestion locative pour fluidifier les échanges et prévenir les retards.
Quelle différence entre avis d’échéance et quittance de loyer ?
L’avis d’échéance intervient avant le paiement, tandis que la quittance est remise après le règlement complet. L’avis est un simple rappel, sans valeur probante. La quittance, elle, atteste officiellement du paiement du loyer et des charges.
Que doit contenir un avis d’échéance de loyer ?
Un appel de loyer doit mentionner les coordonnées du bailleur et du locataire, la référence du bail et la période concernée, le détail du loyer et des charges, la date limite de paiement, les modes de règlement acceptés et le RIB du bailleur, ainsi que la mention “Cet avis d’échéance ne vaut pas quittance”.
Peut-on envoyer l’avis d’échéance de loyer par e-mail ?
Oui, à condition que le locataire ait donné son accord explicite.
