L'organisation d'une assemblée générale de copropriété en visioconférence est devenue une solution incontournable, surtout depuis les restrictions liées à la pandémie de Covid-19. Cette approche permet aux copropriétaires de participer activement aux décisions sans avoir à se déplacer physiquement.
La visioconférence facilite la tenue des assemblées générales à distance, offrant une accessibilité accrue pour tous, peu importe leur localisation géographique.
En vertu de la loi Elan et du décret 2019-650 du 27 juin 2019, il est légal d'organiser ces réunions via visioconférence ou tout autre moyen électronique, à condition de garantir l'identification des participants. Cette flexibilité réduit les frais de déplacement et encourage une participation plus large.
Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour organiser une assemblée générale en visioconférence : des exigences légales au choix de la technologie, en passant par le déroulement pratique de la réunion.
Prérequis légaux et décisions préparatoires
Conformité avec la législation
Avant d'organiser une assemblée générale de copropriété en visioconférence, il est indispensable de respecter les exigences légales établies par la loi Elan. Le décret 2019-650 du 27 juin 2019, découlant de cette loi, impose que le système de visioconférence utilisé assure une identification sécurisée de chaque participant. Cela signifie que le système doit permettre la transmission des voix et garantir une retransmission continue et simultanée des délibérations, tout en vérifiant l'identité des utilisateurs.
Décision de tenue en visioconférence
La tenue d'une assemblée générale en visioconférence ne peut être décidée de manière unilatérale. Ce choix doit être validé lors d'une assemblée générale précédente, où les copropriétaires votent pour approuver le principe et sélectionner le système de visioconférence à utiliser. Ce n'est qu'à partir de l'assemblée suivante que la visioconférence pourra être mise en œuvre.
Notification aux copropriétaires
Une fois la décision validée, il est important de notifier les copropriétaires de manière appropriée. Tout copropriétaire souhaitant participer à l'assemblée générale via visioconférence doit informer le syndic au plus tard trois jours francs avant la tenue de l'assemblée, par tout moyen.
Cette notification est essentielle pour garantir une identification correcte de tous les participants et pour s'assurer que les modalités techniques soient respectées.
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Choix et mise en place de la technologie
Sélection de la plateforme adéquate
La sélection de la plateforme de visioconférence est une étape importante pour garantir le succès de l'assemblée générale. Il est essentiel de choisir un outil qui permette une identification claire des participants, une retransmission continue et simultanée des délibérations, ainsi qu'une participation active aux débats et aux votes.
Des plateformes comme Zoom, Skype ou FaceTime peuvent être utilisées, à condition qu'elles respectent les exigences légales en matière d'identification et de sécurité.
Configuration technique
Une fois la plateforme choisie, il est indispensable de configurer correctement le système technique. Le syndic ou le conseil syndical doit envoyer individuellement un lien de connexion et un identifiant de connexion à chaque copropriétaire souhaitant participer via visioconférence.
Ce processus garantit que seuls les participants autorisés peuvent rejoindre la réunion et participer activement aux débats et aux votes. Le jour de l'assemblée, le syndic doit être prêt à gérer les connexions et à résoudre toute difficulté technique éventuelle.
Sécurité et confidentialité
La sécurité et la confidentialité des données sont des aspects primordiaux lors de l'organisation d'une assemblée générale en visioconférence. Il est important de choisir une plateforme offrant des mesures de sécurité robustes, telles que le cryptage des communications et la protection contre les accès non autorisés.
De plus, il est essentiel de s'assurer que les données personnelles des participants sont traitées conformément aux réglementations en vigueur, notamment le RGPD. Une politique claire de confidentialité et de sécurité doit être mise en place afin de rassurer les copropriétaires sur la protection de leurs informations personnelles.
Déroulement de l'assemblée générale en visioconférence
Installation et accueil
Lors du déroulement de l'assemblée générale en visioconférence, il est essentiel de bien organiser l'installation et l'accueil des participants. Le syndic ou le conseil syndical doit veiller à ce que tous les participants puissent se connecter sans difficulté.
Une période de connexion préalable peut être mise en place pour résoudre d'éventuels problèmes techniques. Chaque participant doit être clairement identifié, et le son ainsi que la vidéo doivent être audibles et visibles pour tous.
Conduite de la réunion
La conduite de la réunion en visioconférence doit respecter les mêmes principes que celles des assemblées générales en présentiel. Le président de séance, souvent le syndic ou un membre du conseil syndical, doit diriger la réunion et garantir que tous les points de l'ordre du jour soient abordés. Les participants doivent pouvoir intervenir et poser des questions, tandis que le président veille à ce que la réunion se déroule de manière ordonnée et respectueuse.
Les délibérations doivent être retransmises de manière continue et simultanée pour assurer la transparence et la participation active de tous.
Modalités de vote à distance
Les modalités de vote à distance sont un aspect essentiel de l'assemblée générale en visioconférence. Les votes peuvent être effectués par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, à condition que l'identité de chaque participant soit clairement vérifiée. Le système de vote doit permettre de comptabiliser les voix de manière transparente et sécurisée.
Les copropriétaires peuvent également voter par correspondance, si cela a été prévu et validé lors d'une assemblée générale précédente. Il est impératif de respecter les majorités requises pour chaque type de décision, conformément à la législation en vigueur.
Conclusion
L'organisation d'une assemblée générale de copropriété en visioconférence présente de nombreux avantages. Elle permet notamment d'améliorer la participation des copropriétaires, de réduire les coûts liés aux déplacements, et de faciliter les prises de décisions. Pour garantir le succès de cette démarche, il est essentiel de respecter les prérequis légaux, de bien choisir et configurer la technologie utilisée, et d'assurer la sécurité et la confidentialité des données échangées.
De plus, il est impératif de préciser les convocations envoyées aux participants et de procéder à un test préalable du système avant la réunion.
Si vous souhaitez organiser une assemblée générale en visioconférence, nous vous invitons à contacter les services de syndic de Manda. Grâce à notre expertise en gestion de copropriété, nous vous accompagnerons pour mener vos assemblées générales en toute simplicité et sécurité, tout en respectant scrupuleusement les exigences légales et techniques.
Pour en savoir plus, visitez notre page dédiée : Syndic de copropriété avec Manda.
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FAQ
Quel est le délai minimum pour convoquer une assemblée générale de copropriétaires ?
Le délai minimum pour convocquer une assemblée générale de copropriétaires est de 21 jours calendaires avant la date de la réunion, sauf en cas d'urgence où ce délai peut être réduit. Le règlement de copropriété peut également prévoir un délai plus long .
Quelles sont les résolutions obligatoires qui doivent être abordées lors d'une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) de copropriété ?
Lors d'une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) de copropriété, les résolutions obligatoires incluent :
- La désignation ou renouvellement du président de séance, des scrutateurs et du secrétaire de séance
- l'élection ou renouvellement des membres du conseil syndical
- l'approbation des comptes présentés par le syndic
- le vote du budget prévisionnel
- le quitus de copropriété
- la signature d'un contrat avec un nouveau syndic ou renouvellement
- la constitution d'une provision pour travaux et détermination des appels de fonds
- et les modalités de mise en concurrence des marchés.
Comment les décisions prises lors d'une assemblée générale de copropriétaires sont-elles mises en œuvre ?
Les décisions prises lors d'une assemblée générale de copropriétaires sont mises en œuvre par le syndic, qui est responsable exclusif de leur exécution. Le syndic doit les exécuter sans délai, sauf en cas d'annulation définitive par un tribunal.
Il doit notifier ces décisions aux copropriétaires dans un délai d'un mois et inscrire les procès-verbaux dans un registre .
Quelles sont les différentes règles de majorité de vote qui s'appliquent lors d'une assemblée générale de copropriété ?
Lors d'une assemblée générale de copropriété, plusieurs règles de majorité s'appliquent :
- Majorité simple (Article 24) : Plus de la moitié des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance .
- Majorité absolue (Article 25) : Majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents .
- Double majorité (Article 26) : Majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix. Si cette majorité n'est pas atteinte, une seconde assemblée peut voter à la majorité absolue si la première assemblée a recueilli l'approbation de la moitié des copropriétaires représentant au moins ⅓ des voix .
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